Hoher Leidensdruck durch Zeit-Stress
Die Klage über mangelnde Zeit und akuten „Zeitstress“ steht heute ganz oben in der „Leidens-Hitliste“ von niedergelassenen Ärzten. Arbeitsanalysen zeigen: für das geschilderte Problem sind vor allem ein falsch aufgebautes ärztliches Zeitmanagement und eine unzureichend auf den ärztlichen Arbeitsrhythmus abgestimmte Praxisorganisation verantwortlich. Die Folgen dieser „Fehleinteilung“ sind fatal: Hektik, Frust über fehlende Freizeit, Burnout. Gleichzeitig entwickelt sich aus diesen Phänomenen eine Negativspirale, denn auf Dauer geraten auch Mitarbeiter und Patienten in den Abwärts-Sog des ärztlichen Zeit- und Stimmungstiefs, ergänzt um deutliche Reduktionen der Arbeitseffizienz und Produktivität.
Die Arbeit dokumentieren
Die Lösung besteht in der Durchführung einer Arbeitsanalyse. Sie wird in vielen anderen Branchen bereits intensiv eingesetzt, in Arztpraxen ist sie jedoch bislang nur selten anzutreffen. Praxisinhaber und Mitarbeiter erfassen dabei eine Woche lang schriftlich jeden Tag alle ihre Aktivitäten mit Angabe von Art und Dauer. Ergänzt wird die Untersuchung durch den Einsatz eines Patientenlaufzettels, in dem alle patientenbezogenen Stationen und Verrichtungen mit Art und Dauer dokumentiert werden. Durch die Zusammenführung aller Daten entsteht ein mehrdimensionales Abbild der Praxis-Arbeitsabläufe. Die Arbeitsanalyse ist jedoch erst der erste Schritt zu mehr zeitlichem Freiraum. Sind mit ihrer Hilfe die Problempunkte identifiziert, müssen sie – in Zusammenarbeit des gesamten Praxisteams – beseitigt werden. Vor allem kommt es nun darauf an, auch die Struktur des ärztlichen Zeitmanagements zu verändern.
Die Grundregeln des ärztlichen Zeitmanagements
Hierfür helfen acht Grundregeln, durch deren konsequente Anwendung ein durchschnittlicher Zeitgewinn von 9 Stunden und 16 Minuten pro Woche erzielbar ist. Auf das Jahr hochgerechnet ergeben sich hieraus bis zu 18,5 Tage mehr Zeit! Das Resultat: zeitliche Freiräume, eine gesteigerte Arbeitszufriedenheit und eine verbesserte Praxisorganisation. Im einzelnen handelt es sich um folgende Verhaltensweisen, die mit ihre durchschnittlichen Beitrag zu Zeiteinsparung aufgeführt sind:
– Ziele bilden (ca. 6%)
– Störungen vermeiden (ca. 16%)
– Aufgaben nach Wichtigkeit klassifizieren und ordnen (A-B-C-Prinzip) (ca. 13%)
– Delegation aller nicht-ärztlichen Arbeiten an die Mitarbeiter (ca. 20%)
– Reservierung von ungestörten Arbeitszeiten (Blöcke zwischen 15 und 30 Minuten) (ca. 11%)
– Schriftliche Planung der Arbeit (ca. 18%)
– Verbesserung der internen Kommunikation (ca. 7%)
– Optimierte Arbeitsplatzorganisation (ca. 9%)
Der Buch-Tipp:
Analyse der Praxisorganisation: Wo liegen Ihre Optimierungspotenziale?
Dieses Hybrid-Book ermöglicht niedergelassenen Ärzten eine Eigenbeschreibung der Gegebenheiten ihrer Praxisorganisation. In einer zusätzlichen kostenlosen Auswertung werden diese einem Fachgruppen- und Best Practice-Benchmarkingvergleich unterzogen und Optimierungsmöglichkeiten der Praxisarbeit abgeleitet.
Der Analysen-Tipp:
Der Valetudo Check-up© „Praxismanagement“
