Das Haupt-Führungsinstrument in der Arztpraxis ist das Mitarbeitergespräch. Damit ist nicht der Halbsatz im Vorübergehen gemeint oder das Kurzgespräch auf dem Gang zwecks Klärung eines Sachproblems, sondern das vertrauliche, zielorientierte und ungestörte Zweiergespräch mit jeder Ihrer Mitarbeiterinnen. Denn nichts ist wichtiger für eine gute Zusammenarbeit und Führung als umfassende Information und offene Kommunikation. Für Ihre Praxisführung sind zwei Arten von Mitarbeitergesprächen wichtig:
– Das Auftragserteilungs- / Zielvereinbarungs-Gespräch
– Das Anerkennungs- und Kritikgespräch
Die Berücksichtigung der folgenden Grundregeln hilft Ihnen, Ihre Gespräche für sich und Ihre Partnerinnen erfolgreich zu gestalten:
Vereinbaren Sie einen Termin: Überfallen Sie Ihre Mitarbeiterin nicht mit dem Ansinnen, sofort ein Gespräch zu führen, sondern nennen Sie Ihr Anliegen und stimmen Sie einen Termin ab.
Schaffen Sie eine positive Gesprächsatmosphäre: Je positiver die Beziehungsebene zu Ihrer Gesprächspartnerin ist, desto eher werden Sachinhalte aufgenommen, verstanden und akzeptiert. Finden Sie eine gemeinsame Sprachebene, indem Sie Ihre Wortwahl und Ihre Formulierungen auf das Kommunikationsniveau Ihres Gegenübers abstimmen. Sorgen Sie für eine von außen ungestörte und diskrete Gesprächssituation.
Kommen Sie direkt, aber nicht übereilt zum Gesprächsthema: Eine lange Vorrede zeigt Ihrem Gegenüber, dass Sie selbst nicht gerne über das anliegende Problem reden. Beschränken Sie sich auf einen kurzen Small-talk zu Gesprächsbeginn als „Eisbrecher“.
– Fassen Sie sich kurz: Vermeiden Sie lange Ausführungen und viele Worte, formulieren Sie prägnant und kurz, das erleichtert Ihrer Gesprächspartnerin nicht nur das Verstehen des Gesagten, sondern gibt ihr selbst auch die Möglichkeit, sich zu äußern.
– Führen Sie mit Fragen: Steuern Sie das Gespräch mit gezielten Fragen, ermutigen Sie Ihre Gesprächspartnerin zu Meinungsäußerungen, hören Sie ihr zu, lassen Sie sie ausreden, zeigen Sie ihr Ihre Wertschätzung ihrer Meinung.
Halten Sie Blickkontakt: Hierdurch signalisieren Sie nicht nur Ihrer Gesprächspartnerin Offenheit und Interesse, sondern können auch ihre Reaktionen besser erkennen.
Kommen Sie auf den Punkt: Konzentrieren Sie das Gespräch auf das Wesentliche, trennen Sie immer Fakten von Meinungen.
Entwickeln Sie eine einfache Gesprächsdramaturgie: Behandeln Sie Unangenehmes immer in der Mitte des Gespräches, um so die Voraussetzung für einen positiven Gesprächsausklang zu schaffen.
Dokumentieren Sie das Gesprächsergebnis: Fassen Sie das Gesprächsergebnis in Form eines kurzen, schriftlichen Protokolls zusammen, von dem Ihre Gesprächspartnerin eine Kopie erhält.
Ihre Gespräche werden umso erfolgreicher, je besser Sie diese vorbereiten. Berück-sichtigen Sie hierbei folgende drei Punkte:
Welche Gesprächsziele haben Sie?
- Was muss die Mitarbeiterin nach dem Gespräch wissen?
- Was soll die Mitarbeiterin anschließend tun?
- Was möchten Sie von der Mitarbeiterin erfahren?
- Welche Verhaltensänderung der Mitarbeiterin erwarten Sie?
Welche Unterlagen und Vorinformationen benötigen Sie?
Was müssen Sie hinsichtlich der Person der Mitarbeiterin beachten?
- Aufgabengebiet, Kompetenzen
- Stärken und Schwächen
