Ihr Praxistelefon ist zugleich ein Organisations- und Marketinginstrument. Damit gehört es – wie auch in anderen Branchen – zu den für den Praxiserfolg wesentlichen Faktoren. Häufig ist für potentielle Patienten die telefonische Kontaktaufnahme der erste Berührungspunkt mit Ihrer Praxis. Reaktion und Ansprache, die ein Anrufer hier erfährt, prägen sein gesamtes Bild Ihres Praxisbetriebs, ohne dass er sie je von innen gesehen hat oder von Ihrer Leistungsqualität etwas weiß. Der Eindruck, den Ihr Anrufer erhält, beeinflusst also seine positive oder negative Meinung ganz entscheidend. Das Aufkommen an Telefonaten hat in vielen Praxen bereits die kritische Grenze dessen, was die Praxisteams bewältigen können, überschritten. Die Folgen: verärgerte Patienten durch lange Besetztzeiten oder in Warteschleifen, genervte Praxismitarbeiterinnen, die neben der Patientenbetreuung in der Praxis das Telefon bedienen müssen. Ein Ausweg aus dieser Situation, die gleichzeitig die Zielsetzung der Umsatzsteigerung nachhaltig unterstützt, ist die Ausgliederung des Praxistelefons an eine professionelle Agentur. Alle Patientenanrufe laufen dann nicht mehr in der Praxis auf, sondern werden von entsprechend geschulten Mitarbeiterinnen extern angenommen. Die Patienten bekommen hiervon nichts mit, da sich das Unternehmen mit dem Praxisnamen meldet. Die Vorteile dieser Lösung sprechen für sich:
– Zunächst ist ihr Praxistelefon durchgehend ganztägig besetzt, auch in Urlaubs-und Ferienzeiten sowie bei Erkrankungen einzelner Praxismitarbeiterinnen.
– Auch außerhalb der Sprechstunden können Termine vereinbart werden. Gerade für die Gewinnung von Neupatienten ist das von Vorteil, weil sie meist nicht gerne auf einen Anrufbeantworter sprechen, sondern einen anderen Arzt anrufen. So verlieren Sie keine neue Patienten, nur weil man Sie nicht anrufen kann.
– Patienten erreichen Ihre Praxis telefonisch ohne jede Wartezeit.
– Speziell geschulte, entspannt-freundliche Mitarbeiterinnen betreuen Ihre Patienten telefonisch und wickeln gleich das Bestellsystem mit ab. Die Terminvergaben erscheinen zeitgleich auf Ihrem Praxiscomputer.
– Sie und Ihre Kolleginnen können sich voll und ganz auf die Betreuung Ihrer Patienten konzentrieren, kein Telefonklingeln stört die Praxisatmosphäre. Denn jeder Anruf bewirkt eine Unterbrechung der eigentlichen Tätigkeit. Weniger Unterbrechungen sorgen dafür, dass der Praxisbetrieb flüssiger, effizienter und erfolgreicher abläuft.
Ein solcher Service verursacht natürlich Kosten. Deshalb empfiehlt es sich, von verschiedenen Anbieter Angebote einzuholen und zu vergleichen. Hilfreich ist zudem, vor einer längeren vertraglichen Zusammenarbeit eine Art „Probezeit“ zu vereinbaren, innerhalb derer Sie testen können, wie die Zusammenarbeit funktioniert.
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