Keine Praxis kommt ohne Neupatienten aus. Für deren systematische Gewinnung ist nicht nur eine hohe Zufriedenheit der Stammpatienten notwendig, die Ihre Praxis weiterempfehlen, sondern auch ein professioneller Auftritt in Adressverzeichnissen und im Internet. Doch die Marketingarbeit beginnt erst richtig, wenn ein Neupatient einen Termin in Ihrer Praxis vereinbaren möchte. Die folgenden Punkte zeigen Ihnen, wie Sie von Anfang an eine positive Beziehung aufbauen:
Ein Telefongespräch zur Terminvereinbarung ist meist der erste Kontakt mit einem Neupatienten. Das Marketing-Ziel in dieser Phase ist der Kontaktaufbau:
– Nehmen Sie dem Anrufer durch eine freundliche, möglichst persönliche Ansprache mit Namensnennung die Angst vor dem Unbekannten und geben Sie ihm das Gefühl, willkommen zu sein.
– Bieten Sie einen zeitlich möglichst naheliegenden Termin an und fragen Sie den Neupatienten, ob Sie ihm im Vorfeld ein Exemplar Ihrer hoffentlich vorhandenen Praxisbroschüre zuschicken dürfen. Das wird nicht nur als exzellenter Service empfunden, sondern erspart Ihnen und Ihren Kolleginnen später viel Erklärungsarbeit und –zeit. Am besten fügen Sie gleich die Übersicht Ihres IGeL-Angebots bei.
Erscheint der Neupatient zum abgesprochenen Termin, geht es aus Marketingsicht um die Kontaktintensivierung:
– Begrüßen Sie Ihren Neupatienten mit Handschlag und stellen Sie sich mit Namens- und Aufgabennennung vor. Hierdurch schaffen Sie eine persönliche Nähe.
– Verwenden Sie einen Aufnahmebogen, der möglichst übersichtlich und auch optisch ansprechend gestaltetet ist. Bieten Sie Ihre Hilfe bei Fragen an. Geben Sie dem Patienten zudem genügend Zeit, den Bogen auszufüllen (die Zeitspanne können Sie bereits bei der Terminvergabe mit einkalkulieren).
– Fragen Sie, wie der Patient an Ihre Praxis gekommen ist. Damit zeigen Sie nicht nur Interesse, sondern erhalten wertvolle Informationen für Ihre Marketingarbeit.
– Stellen Sie sicher, dass alle Neupatienten bei ihrem Ersttermin absolut pünktlich behandelt werden.
