Nur etwa 30% der niedergelassenen Ärzte führen in ihren Praxen professionelle Teambesprechungen durch. Das ist in Anbetracht der überaus günstigen Kosten-Nutzen-Relation, die dieses Organisations- und Führungsinstrument bietet, ein bislang sehr geringer Anteil. Als Argumente gegen eine Durchführung werden vor allem Zeitprobleme und Kosten, bedingt durch den Ausfall von Arbeitszeit genannt. Doch richtig geplant und durchgeführt überwiegt der Nutzen solcher Besprechungen bei weitem, da alle Bereiche der Praxisführung positiv beeinflusst werden:
– Probleme im Praxisalltag entstehen zum größten Teil dadurch, dass der Informations- und Kommunikationsfluss gestört ist. Die regelmäßig durchgeführte Teambesprechung bietet als Forum für alles im Praxisbetrieb Wichtige die Möglichkeit, zeitnah und lösungsorientiert Informationstransparenz zu schaffen. Gleichzeitig wird Gerüchten und Spekulationen, den beiden größten „Produktivitätskillern“ im Praxisbetrieb vorgebeugt.
– Da über alle Arbeitsbereiche gesprochen wird, können die Mitarbeiterinnen betriebliche Zusammenhänge und Verhaltensweisen besser verstehen, ein Umstand, der gerade bei größeren Belegschaften in Praxisgemeinschaften oder Gemeinschaftspraxen sehr wichtig ist, aber auch für neue Mitarbeiterinnen.
– Beschlüsse können gemeinsam gefasst und verabschiedet werden, ohne dass sie angeordnet werden müssen.
– Teambesprechungen sind ein elementarer Bestandteil des Qualitätsmanagements, unterstützen die Praxisentwicklung (Stichwort: „Lernende Praxis“) und sparen Arbeitszeit, da viele Dinge, über die sonst jede Mitarbeiterin einzeln zu informieren wäre, nun einmalig vorgestellt werden müssen.
– Praxisbesprechungen eignen sich als Instrument der Gruppenführung, um Teambildung und -zusammenhalt zu fördern.
Bildet man unter Berücksichtigung der angeführten Punkte eine betriebswirtschaftliche Nutzen-Bilanz für das Instrument „Team-Meeting“, stehen den anfallenden Besprechungskosten (Besprechungsdauer multipliziert mit der Anzahl der Teilnehmer und ihrer anteiligen Gehaltskosten) alle eingesparten Kosten gegenüber, die aus der Vermeidung ablauforganisatorischer Fehler (z. B. Doppelarbeiten, Leerläufe, Überlastungen), Personalproblemen (Konflikte, mangelnde Motivation) und Patienten-Unzufriedenheit entstehen, ergänzt um den Gewinn, der aus Verbesserungsvorschlägen resultiert. Das Ergebnis dieser Bilanz wird immer positiv zu Gunsten der Durchführung von Praxisbesprechungen ausfallen.
Teil 2 zeigt am 12.05., was getan werden muss, damit Teambesprechungen als professionelles Praxisführungs-Instrument einsetzbar sind.
Aktuelle IFABS Publikationen:
– Konfliktmanagement für niedergelassene Ärzte
– Marketing in der Arztpraxis, 2. Auflage
– Der Praxisberater aus dem Buchhandel: Die Benchmarking-Praxisanalyse
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