Die richtige Einstellung zur Einstellung: Best Practice-Personalmanagement in der Arztpraxis – Eine Kurzanleitung

Die Dienstleistung von Arztpraxen ist personendominiert. Die Medizinischen Fachangestellten sind dabei nicht nur „Produktionsfaktoren“, die sicherstellen, dass alle anfallenden Arbeiten schnell und sachgerecht erledigt werden, sondern gleichzeitig auch „Marketing- und Werbeinstrumente“ für die Praxis. Personelle Fehlentscheidungen kosten nicht nur Zeit und Geld, sondern beeinträchtigen auch maßgeblich den Praxisbetrieb. Deshalb ist bereits bei der Auswahl von Bewerberinnen im Rahmen von Stellen-Neubesetzungen eine besondere Sorgfalt notwendig. Folgendes Vorgehen hilft Ärzten hierbei:
1. Anforderungsprofil
Erstellen Sie zunächst ein Anforderungsprofil für die gesuchte Mitarbeiterin, das sich aus folgenden Hauptpunkten zusammensetzt:
= fachliche Fähigkeiten
= Arbeitsverhalten (z. B. Genauigkeit, Flexibilität, planvolles Arbeiten, Eigeninitiative)
= Gruppenverhalten (soziale Kompetenz, z. B. Integrations- und Kompromissfähigkeit)
= Persönlichkeitsprofil (z. B. Freundlichkeit, Höflichkeit, Umgangsformen, Selbstbewusstsein)
Tipp: Erstellen Sie Ihr Anforderungsprofil in Form einer Checkliste, die Sie im Gespräch abarbeiten und mit deren Hilfe Sie die Bewerberinnen vergleichen.
2. Stellenanzeige
Eine professionell gestaltete Stellenanzeige besteht aus folgenden Inhalten:
= kurze Selbstdarstellung der Praxis („Wir sind…“)
= ggf. Grund der Personalsuche („…zur Ergänzung unseres Teams…“
= Bezeichnung und Zielsetzung der Stelle
= Bewerber-Zielgruppe mit Anforderungsprofil
= mit der Stelle verbundene Hauptaufgaben
= gewünschter Eintrittstermin
= für Bewerber zuständiger Ansprechpartner
= gewünschter Umfang der Bewerbung (ausführlich, per E-Mail)
= Gehalt bzw. Gehaltsniveaubeschreibung
= der Praxisanschrift
Tipp: bedenken Sie bei der Auswahl der Gestaltungsvariante für Ihre Anzeige, dass Sie mit einer Ausschreibung auch Marketing für Ihre Praxis betreiben und Bewerber durch die Art der Gestaltung ein erstes Bild über Ihr Praxisunternehmen erhalten.
3. Bewerbungsunterlagen
Eine vollständige Bewerbung besteht immer aus folgenden Unterlagen (auch elektronisch):
= einem Anschreiben, aus dem Interesse und Eignung der Bewerberin deutlich werden
= einem aussagekräftigen, das Fähigkeitenprofil der Bewerberin unterstreichenden Lebenslauf
= weiterführenden Unterlagen (Zeugnisse, Bescheinigungen etc.)
= einem Bewerbungsfoto
= bei Postzusendung: einer Mappe, die alle Unterlagen sortiert und zusammenhält.
Tipp: Neben den in den Bewerbungsunterlagen dargelegten Eignungsqualifikationen der Bewerberinnen können Sie weitere Rückschlüsse auf die Personen durch eine Analyse der Anschreiben und Lebensläufe nach den Kriterien
= Aufbau (Strukturierung, Eingehen auf das Stellenangebot, Standardtext oder individuelle Formulierungen etc.)
= Sprache (Satzbau, Ausdruck) und
= Form (Papier, Layout, Schrift, Rechtschreibung)
ziehen.
4. Bewerbungsgespräche
Das Bewerbungsgespräch dient dem persönlichen Kennenlernen und der Klärung von Fragen, die aus den Unterlagen nicht oder nicht vollständig beantwortet werden konnten, z. B.:
= Wie tritt die Bewerberin auf?
= Stimmt die äußere Erscheinung mit dem Foto überein?
= Wie spricht sie?
= Wie wirkt sie insgesamt (engagiert, temperamentvoll, natürlich etc.)?
= Zu welchen Leistungen ist die Bewerberin bereit?
= Wie steht es um ihre Auffassungsgabe?
= Wie anpassungs- und teamfähig ist sie?
Vorbereitung
= Ungestörtheit für die Dauer des Gesprächs sicherstellen (keine Telefonate, keine Mitarbeiterfragen)
= Zeit reservieren (keinen Zeitdruck durch zu enge Folgetermine erzeugen)
= Atmosphäre schaffen: Getränke bereitstellen
= Sitzordnung: gleichwertig einander gegenüber Platz nehmen
Durchführung
= „Warming Up“-Phase: Begrüßung und gegenseitige Vorstellung
= Kurzvorstellung der eigenen Person und der Praxis
= Vorstellung der Bewerberin
= Detaillierungsphase: Fragen an die Bewerberin (Abarbeiten des Anforderungs-profils)
= Präsentation der Aufgabe
= Beantwortung von Fragen der Bewerberin
= Klärung des weiteren Vorgehens und Verabschiedung
Gesprächsregeln
= Blickkontakt halten
= Mit Fragen führen
= Beispiel-Situationen aus dem Praxisalltag nennen und fragen, wie die Bewerberin reagieren würde.