Perfekte Organisation verhindert lange Wartezeiten

Eine optimal funktionierende Praxis beschert nicht nur finanziellen Gewinn, sondern schafft vor allem Zufriedenheit. Zum einen bei den Angestellten, die mit viel Engagement und Freude ihrer Tätigkeit nachgehen und zum anderen bei Patienten, die keine allzu lange Wartezeit vor dem Arztbesuch in Kauf nehmen müssen. Um für einen geregelten und ausgewogenen Ablauf in der Arztpraxis zu sorgen, sollten Sie eine straffe Organisation und eine genaue Bereichszuständigkeit entwickeln und einhalten. Damit ist gewährleistet, dass genügend Zeit für den Patienten bleibt, der sich damit auch gleich ein bisschen besser fühlt.

Realistische Terminkoordination ist entscheidend

Eine der wichtigsten Grundlagen für einen geregelten Praxisablauf ist eine optimale Terminkoordination. Dazu ist es wichtig, dass Sie die Behandlungsdauer des einzelnen Patienten beim Arzt richtig einschätzen. Dies kann zum einen durch konkrete Fragen bei der Terminvergabe geschehen und zum anderen durch die Einplanung sogenannter Pufferzonen. Damit schaffen Sie eine Überbrückungszeit, die verhindert, dass der nachfolgende Patient bereits wartet, wenn es doch einmal länger dauern sollte. Auch für etwaige Akutpatienten, die schneller direkt in die Praxis durchgewunken werden, bleibt so Zeit ohne negative Auswirkungen für die regulär Wartenden. Sie sollten aber auch äußere Einflussfaktoren wie den Busfahrplan, schlechte Wetterbedingungen oder einen in der Nähe stattfindenden Wochenmarkt in die Terminvergabe einplanen.

Terminvergabe muss den Patientenbedürfnissen gerecht werden

Bereits bei der Terminvergabe sollte die planbare Verweildauer in der Praxis festgelegt werden. Hier hilft eine sogenannte Patientenfrequenzanalyse, die Sie aufgrund bestehender Erfahrungen gemacht haben. Während neue Patienten eher am Ende der Sprechstunde einen Termin erhalten sollten, damit Sie genügend Zeit für ein ausführliches Erstgespräch haben, können Personen, die nur ein Rezept benötigen oder eine spezielle Therapieform in der Praxis erhalten, in einer Gruppe zusammen gefasst werden. Diese straffe Einteilung bei der Terminvergabe kann eine deutliche Reduktion der Wartezeit zur Folge haben und führt dazu, dass die Zeitfresser in der Praxis abnehmen.

Optimale Praxisabläufe erhöhen Effizienz

Damit die Arbeit in einer Praxis zur Zufriedenheit aller ablaufen kann, muss das Effizienzpotential ausgeschöpft werden. Dazu zählt eine Verzahnung der angebotenen Behandlungen, um hier unnütze Pufferzeit zu verhindern und mehr Zeit für den direkten Arzt-Patienten-Kontakt zu schaffen. Als sogenannte Bestellpraxis können Sie hier optimale Bedingungen schaffen und die Behandlungsabläufe optimal planen. Tatsache ist, dass viele Ärzte täglich viel Zeit durch den sogenannten “Thekentourismus” verlieren, das heißt durch Gespräche, Anweisungen oder kurze Besprechungen direkt an der Empfangstheke der Praxis. Hier hilft die straffe Organisation, die auch dazu führt, dass zu Beginn der Sprechstunde alles für den Betrieb vorbereitet ist. Das heißt, sämtliche technische Geräte müssen in Betrieb sein, das Wartezimmer sollte aufgeräumt und gelüftet sein. Auch die Behandlungsräume müssen zu diesem Zeitpunkt bereit zum Einsatz sein, die notwendigen Arbeitsinstrumente zur Verfügung stehen und ein gut gelüftetes Raumklima vorherrschen.

Management in allen Bereichen ist gefragt

Damit ein reibungsloser Praxisalltag gewährleistet ist, ist Organisation und Management in allen Bereichen wichtig. Dazu gehört auch, dass die Eingangspost entsprechend vorsortiert wird und ordnungsgemäß abgelegt wird. Sofern Sie Ihre Patientenkartei noch nicht elektronisch führen, was jedoch in jeder modernen Arztpraxis eigentlich üblich sein sollte, ist es wichtig, dass Sie auch hier auf eine übersichtliche Struktur und korrekte Beschriftung achten. So können Sie im Bedarfsfall die Karten schnell heraussuchen und finden diese auch auf Anhieb. Das wichtigste Management betrifft Ihren effizienten Umgang mit den Patienten. Sollte dieser mehrere Behandlungen oder Gespräche mit Ihnen benötigen, so sollten diese so koordiniert werden, dass er möglichst nur einmal in die Praxis kommen muss. Was die medizinischen Behandlungen betrifft, so sollten diese aufeinander aufbauen und im Anschluss an das umfassende Arzt-Patienten-Gespräch mit allen notwendigen Vorinformationen beginnen. Damit jedenfalls ist ein reibungsloser und straffer Ablauf in Ihrer Praxis gewährleistet, der letztendlich zur Zufriedenheit aller Beteiligten nachhaltig beiträgt.