Eines der “Erfolgsgeheimnisse” – so zeigen Benchmarking-Praxisanalysen – von Best Practice-ausgerichteten Praxisteams ist die morgendliche Kurzbesprechung, mit deren Hilfe eine ganze Reihe von Vorteilen aktiviert werden kann: Ziel des Quick Meetings vor dem Praxis-Start ist, alle Teammitglieder hinsichtlich der voraussehbaren Ereignisse des Arbeitstages auf einen gemeinsamen Stand zu bringen. Mögliche Besprechungsinhalte sind hierbei u. a.:
– Sind nach Praxisschluss am Vortag noch Dinge passiert, über die alle informiert sein sollten?
– Hat der Praxisinhaber Termine vereinbart, die noch nicht bekannt sind?‘
– Gibt es Meldungen auf dem Anrufbeantworter, die zusätzliche Aktivitäten erfordern?
– Wie sehen die generellen Prioritäten für den Tag aus?
– Werden noch Unterlagen für die Tagesarbeit benötigt?
– Sind Erledigungen des Praxisinhabers fällig oder bereits überfällig?
Alle Teammitglieder sind so gezwungen, sich ein grobes Bild der für sie anfallenden wichtigsten Aktivitäten (“Und heute muss ich unbedingt das Gutachten für die Krankenkasse schreiben.”) zu machen und so ihre Arbeit gedanklich zu strukturieren. Durch Abgleich aller Pläne werden mögliche Engpässe und Probleme identifiziert, die dann beseitigt werden können, ehe die Arbeit überhaupt beginnt und die ersten Patienten kommen. So können die Mitarbeiterinnen auch immer noch rechtzeitig reagieren und Aufgaben umverteilen, wenn beispielsweise eine Kollegin plötzlich erkrankt. Ebenso ist es möglich, Prioritäten abzustimmen oder Aufgaben umzuverteilen, wenn sich abzeichnet, dass das notwendig werden sollte. Derart vorbereitet startet der Praxistag vom Start an mit einer sehr geringen Wahrscheinlichkeit für Fehler durch mangelnde Koordination. Viele der Arbeiten sind im Kreis der Arzthelferinnen abgestimmte Routinen, doch häufig ist den Praxisinhabern nicht klar, welche Kapazität und welcher Zeitaufwand hinter einzelnen Verrichtungen steht. In der Kurzbesprechung kann auf derartige Punkte verwiesen werden, wenn es den aktuellen Tag betrifft. Es ist natürlich auch möglich, Ereignisse des Vortrags zu besprechen, die sich nicht wiederholen sollten, da sie aufgrund der zeitlichen Nähe noch aktuell und allen präsent sind.
Fazit: Die Kurzbesprechung als Best Practice-Instrument schafft für alle Klarheit und Orientierung für den Tag. Doch leider wenden gerade einmal 15% der Praxisteams dieses Instrument an.
IFABS aktuell:
Der Praxisberater aus dem Buchhandel: Die Benchmarking-Praxisanalyse
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