Wenn eine neue Kollegin kommt – so verläuft der Einarbeitungsprozess für alle Beteiligten zufriedenstellend und rasch

Eine neue Mitarbeiterin in sein Unternehmen einzubinden, ist zwar ein wichtiger und anspruchsvoller Prozess, doch im ersten Moment auch mit viel Aufwand verbunden. Auch wenn Sie als Arzt einen großen Teil der Verantwortung für den erfolgreichen Einschulungsprozess tragen, wird der überwiegende Teil der Einarbeitung meist von Ihren Angestellten bzw. den MFAs erledigt. Hier gibt es einige grundlegende Aspekte zu beachten, um den oder die neuen Kollegen erfolgreich einzuarbeiten und diese Phase möglichst kurz zu halten.

Klare Absprachen und Ziele formulieren

Wenn Sie eine gut organisierte Praxis haben, ist vermutlich auch Ihr komplettes Team an der Ausbildung der neuen Kraft beteiligt. Um eine erfolgreiche Integration in den herrschenden üblichen Arbeitsablauf zu erreichen, sollten Sie sich klar machen, wie Sie der neuen Mitarbeiterin den Einstieg möglichst einfach gestalten können. Denn für “die Neue” sind sowohl die Räumlichkeiten mit der oft ungewohnten Ausstattung ebenso fremd wie die Kolleginnen und natürlich Sie als Chef. Wichtig ist, dass die bestehende Hierarchie, in welcher die Arbeitsteilung und die Kooperation mit den übrigen Kollegen, von beginn an klar gemacht sind und vermittelt werden. Achten Sie auf den Stil, mit dem Sie miteinander und mit den Patienten kommunizieren und umgehen, denn dieser ist wesentlicher Ausdruck Ihrer Arbeitsweise. Gerecht und glaubwürdig sowie vertraulich, aber eindeutig, lautet die Devise, mit der Sie Ihrer neuen Mitarbeiterin den Einstieg wesentlich erleichtern. Ob Sie dabei einen eher autoritären Stil an den Tag legen oder eher kooperativ-partnerschaftlich miteinander umgehen, bleibt Ihrer individuellen Persönlichkeit überlassen. Klar ist, dass Sie die passende Mischung der genannten Komponenten finden müssen, die zum Einen klare und straffe Handlungsweisen vorgibt, gleichzeitig aber nicht die Motivation und die Freude an der Arbeit in Ihrer Praxis hemmen soll.

Ansprechperson definieren

Gerade in den ersten Tagen nach Aufnahme der Tätigkeit bei Ihnen in der Praxis kann es hilfreich sein, der neuen Kollegin eine definitive Ansprechperson zur Seite zu stellen. Dies kann Ihre leitende MFA sein oder aber eine Person, die sich in der Praxis gut auskennt und alle Tätigkeiten gut kennt. Diese ist verantwortlich, der neuen Kollegin die Praxisräume zu zeigen, die darin befindlichen Geräte zu erklären und den Tagesablauf zu schildern. Auch allfällige Gewohnheiten, wie mittag zusammen zu essen oder in der Kaffeeküche Zeit zu verbringen, hilft der neuen Kollegin beim Einstieg. Die Kombination aus erster Ansprechperson für die neue Kollegin und der Aufgabe Vertrauen zu schaffen, ebnet für Neuankömmlinge in Ihrem Team den Weg, sich in die Gemeinschaft zu integrieren. Gleichzeitig vermittelt es Sicherheit, wenn die neue Kollegin weiß, an wen sie sich im Bedarfsfall – bei Fragen oder Unklarheiten ebenso wie bei Problemen – wenden kann. Hier gilt es einen persönlichen Umgang aufzubauen.

Unterstützen und Fördern

Auch wenn die Devise “learning by doing” auch für Arztpraxen gilt, sollten Sie die neue Mitarbeiterin nicht überfordern. Das heißt jetzt nicht, dass Sie sie nur Medizinschränke ausputzen oder die Post sortieren lassen sollen. Übertragen Sie oder Ihre zuständige MFA sinnvolle und berufsnahe Arbeiten, die langsam Schritt für Schritt an den Ablauf in Ihrer Praxis heranführen. So fördern Sie das Lernen und vermitteln Verantwortung, was in den meisten Fällen in gesteigerter Motivation seitens der neuen Kollegin endet. Lassen Sie die neue Kollegin auch mal etwas ausprobieren und haben Sie Verständnis, wenn etwas nicht sofort klappt. Natürlich darf Lob und Anerkennung nicht fehlen, wenn etwas richtig gut erledigt wird. Damit die Begeisterung und das Interesse für das neue Aufgabenfeld bestehen bleibt, sollten Sie Informationen am besten Schritt für Schritt äußerst wohldosiert weitergeben. Sobald es möglich ist, übertragen Sie Verantwortung und lassen Sie die neue Kollegin eigenständig Entscheidungen treffen. Erfolg spornt zwar an, doch auch aus Fehlern kann man gut lernen, solange keine gravierenden Folgen und Auswirkungen entstehen.