60% zu 40%
Diese beiden Prozentwerte charakterisieren die Leistungsfähigkeit der Organisation in deutschen Arztpraxen. Eine bundesweite Untersuchung ermittelte, dass in Praxisbetrieben durchschnittlich nur knapp 60% (57,4%) der Instrumente, Verfahren und Regelungen eingesetzt werden, die für eine optimal funktionierende Organisation notwendig sind. Damit werden im Mittel auch nur 40% (38,9%) der Anforderungen erfüllt, die Patienten an eine ihren Vorstellungen entsprechende Praxisorganisation stellen.
Praxisorganisation: Die Erfolgs-Stellschraube einer „guten Arztpraxis“
Die Leistungsqualität einer Arztpraxis wird maßgeblich durch die Güte der Praxisorganisation bestimmt. Ihre Justierung beeinflusst alle Arbeitsbereiche und Erfolgs- bzw. Zustandsgrößen wie z. B. Produktivität, Patientenzufriedenheit, Stressbelastung oder wirtschaftlichen Erfolg. Nach medizinischer Versorgung und Betreuungsqualität ist die Praxisorganisation für Patienten das drittwichtigste Kriterium bei der Beurteilung von Arztpraxen und damit ein entscheidender Wettbewerbsfaktor.
Ärzte kümmern sich nur wenig um die Organisationsqualität
Bislang habe nur die wenigsten Praxisinhaber ihre Organisation im Hinblick auf Funktionalität, Patienten-Eignung und vor allem Rationalisierungsmöglichkeiten Veränderungsmöglichkeiten untersucht. Vor allem die Annahmen eines zu großen Zeitaufwandes und hohe Kosten halten sie ab. Das Resultat ist eine Vielzahl von Defiziten, die den Arbeitsalltag negativ prägen. Zu den häufigsten zählen folgende Punkte:
• Fehlende Pufferzeiten
• “Einschieben” von Patienten ohne Termin
• Unsystematische Mischung von Kurz- und Lang-Terminen
• Unzureichende Aufgabenzuordnung, geringe interne Kommunikation
• Unpünktlichkeit des Arztes
• Geringe Abstimmung des ärztlichen Zeitmanagements mit den Praxisabläufen
• Arzt-Patienten-Kontakte am Empfang, auf dem Gang und im Wartezimmer
• Zu geringe Informations- und Delegations-Intensität
• Häufige Störungen des Arzt-Patienten-Gesprächs.
Fehlender Einblick in die Grundregeln der Praxisorganisation
Aufgrund des fehlenden Einblicks in die Umsetzung der organisatorischen Grundregeln ist vielen Ärzten und Medizinischen Fachangestellten gar nicht bewusst, über welche Reserven sie verfügen. So arbeiten die einen Praxisbetriebe am Limit oder bereits darüber, sehen aber keinen Ausweg und erklären sich die Situation durch den wachsenden administrativen Aufwand.
Aber auch Praxen, die nach eigener Einschätzung gut funktionieren, besitzen durchaus noch ungenutzte Reserven, von denen sie selbst und ihre Patienten profitieren könnten.
Darüber hinaus existieren in vielen Praxen Organisations-Defizite, die sich akut noch nicht negativ auswirken, langfristig aber Probleme verursachen werden.
Das gesamte Praxismanagement hat Einfluss auf die Organisation
Hinzu kommen Fehlsteuerungen in anderen Praxismanagement-Aktionsbereichen, die sich auf die Organisation auswirken. Werden beispielsweise ernste Konflikte im Praxisteam nicht gelöst, wirkt sich dieser Zustand negativ auf die Zusammenarbeit und damit auch auf Organisationsprozesse aus. Ist die Telefonanlage nicht auf die Quantität der Anrufe ausgelegt, resultieren auch hieraus ernsthafte Organisationsprobleme.
Zum Thema: Professionelle Organisationsanalyse mit minimalem Aufwand
Um Praxisinhabern einfach und unaufwendig zu helfen, die Organisationsqualität ihrer Praxen zu optimieren, wurde aus dem Studien-Design ein Fragebogen-gestütztes Analyse-System entwickelt. Es bestimmt in einer 360-Grad-Sicht (Arzt, Medizinische Fachangestellte, Patienten) ohne die Notwendigkeit eines Vor-Ort-Beraters das organisatorische Leistungspotential einer Arztpraxis im Vergleich zum Fachgruppen-Durchschnitt und zum Best Practice-Standard.
Der Auswertungsbericht enthält neben der Resultaten eine Expertise zu konkrete Verbesserungsmöglichkeiten. Alle Unterlagen werden per E-Mail verschickt, außer den ausgefüllten Fragebögen, die auf dem Postweg aus den Praxen zur Auswertung gelangen.
Weitere Informationen können über die Adresse post@ifabs.de angefordert werden.
Wenn der Arzt das Organisationsproblem ist.
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