Die tägliche Qual
Es gibt nur wenige Unternehmen – nicht nur in der Gesundheitswirtschaft -, in denen nicht über Besprechungen als Zeitfresser und Produktivitäts-Bremsen geklagt wird. Doch außer entsprechenden Unmutsäußerungen ändert sich an den Meetings in Form und Ablauf nichts. Dabei wäre eine deutliche Qualitätssteigerung mit einfachen Mitteln umsetzbar.
Rating gegen Qualitätsdefizite
Benötigt wird hierzu lediglich ein einfaches Rating-System, bei dem Meetings innerhalb eines festgelegten Analyse-Zeitraumes von den Teilnehmern nach Rückkehr an ihre Arbeitsplätze bewertet werden. Bereits die Initiierung und Anwendung eines solchen Systems führen zu einem überlegt-disziplinierteren Umgang mit Besprechungen und zu einer Sensibilisierung im Hinblick auf die konkrete Gestaltung.
Handlungszwang durch Einblicke
Die Abbildung zeigt das Ergebnis eines Projektes, bei dem abteilungsübergreifende Besprechungen bewertet und untersucht wurden (Methode: Meet&Rate-System©). Es ist erkennbar, dass nur 27% der Meetings eine hohe Ergebnisqualität prägte, ein Resultat, das allen Mitarbeitern die Notwendigkeit eines Umdenkens plastisch vor Augen führte. Verantwortlich für diese Situation war u. a.,
– dass zu mehr als der Hälfte der Besprechungen keine Agenda existierte,
– Einladungen zu kurzfristig erfolgten,
– Teilnehmer häufig nicht vorbereitet waren,
– Unterlagen fehlten und
– die Besprechungen zum wenig zielorientiert geführt wurden.
Definition von Standards
Aus den Analyse-Ergebnissen wurde ein Besprechungs-Kodex entwickelt, der Standards für Besprechungen definierte. Mit seiner Hilfe konnte in unmittelbarer zeitlicher Folge der Anteil von Desaster-Events und Leer-Container-Meetings auf unter 15% gesenkt werden.
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