Meetings sind unerlässlich
Der Nutzen von Besprechungen zwischen den verschiedenen Fachbereichen in Krankenhäusern ist vielfältig. Im Vordergrund stehen vor allem Informationsaustausch und Koordination. Derartige Meetings schaffen – professionell umgesetzt – Transparenz, geben Orientierung, binden alle Bereiche ein und (können) motivieren. Diese Effekte steigern wiederum Funktionalität, Produktivität und Erfolg. Aber wie gut erfüllt das Instrument “Besprechung” im Klinikalltag seine Ziele wirklich?
Besprechungen im Test: Zu geringe Ergebnisqualität
Mit Hilfe eines einfachen Bewertungssystem – Meet&Rate –, das es Besprechungsteilnehmern ermöglicht, ihre Eindrücke nach einer Zusammenkunft zu dokumentieren und zu quantifizieren, wurde in einem Testprojekt auch die Besprechungsqualität in mehreren Kliniken überprüft. Die Ergebnisse (vgl. Abb.) zeigen, dass weniger als die Hälfte der Besprechungen (45%) zu qualitativ befriedigenden Ergebnissen führen.
Multifaktorielle Einflüsse
Als Hauptgründe für die Bewertungen führten die Teilnehmer u. a. an, dass
– zu mehr als der Hälfte der Besprechungen keine oder nur eine unvollständige Agenda existierte,
– Einladungen zu kurzfristig erfolgten ,
– Teilnehmer nicht ausreichend vorbereitet waren,
– der für die Besprechungen zur Verfügung stehende Zeitrahmen und der Gesprächsbedarf nicht harmonisierten,
– Vertreter ohne Kompetenzen geschickt wurden,
– Unterlagen fehlten,
– die Gesprächsführung nicht zielorientiert war,
– Störungen den Besprechungsfluss unterbrachen,
– emotionalisierte Diskussionen zwischen einzelnen Teilnehmern die Durchführung erschwerten,
– es zu erheblichen Aufmerksamkeits-Defiziten durch die Beschäftigung mit Smartphones und Notebooks kam.
Die Therapie: Definition von Besprechungs-Standards
Bereits die Bewertung von Besprechungen führte in der Folge zu einer tendenziellen Verbesserung der Meeting-Qualität. Um diese grundsätzlich und dauerhaft zu steigern, hilft die Festlegung eines Besprechungs-Kodexes, der einen Standard für Besprechungen definiert.
© Klaus-Dieter Thill / IFABS
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