Meetings als Zeitkiller
In immer mehr Unternehmen entwickeln sich Besprechungen vom produktiven Management-Instrument zur destruktiven Plage. Bereits die Ankündigung:„Das sollten wir in einem gemeinsamen Meeting klären!“, lässt viele Manager erschaudern. Die ohnehin immer geringer werdende disponible Zeit wird durch eine steigende Anzahl von Terminanfragen weiter geschmälert. Hinzu kommt die sehr variierende Qualität vieler Meetings, vor allem in Bezug auf die Resultate. Welche zeitliche Dimension ein „Besprechungs-Unwesen“ hat, zeigt das Beispiel eines Unternehmens, dessen Geschäftsführer über die Anzahl der ihm als Kopie zugeschickten Protokolle und diverse Beschwerden seines Führungskreises im Zeitablauf den Eindruck gewonnen hatte, dass die Anzahl der Besprechungen überproportional und vor allem unproduktiv zunahm.
Ein Fallbeispiel
Eine zur Klärung durchgeführte Meet&Rate-Analyse, bei der die Besprechungsteilnehmer über ein spezielles Verfahren die Besprechungs-Qualität bewerten, ergab, dass in einem Monat 83 bereichsübergreifende Besprechungen stattgefunden hatten. Die durchschnittliche Besprechungsdauer betrug 96 Minuten. Hochgerechnet auf ein Jahr würden hieraus mehr als 1.500 Stunden Besprechungszeit resultieren. Der durchschnittliche Meeting Quality Score (MQS, Zufriedenheit in Relation zu den Anforderungen) betrug 37,4% (Optimum: 100%), d. h. auch die Besprechungsteilnehmer selbst waren mit den Zusammenkünften äußerst unzufrieden.
Ursachenforschung
Wesentliche Gründe für die Vielzahl der Besprechungen waren mangelnde Abstimmungen zwischen den Meeting-Initiatoren, eine sehr große Anzahl von Folgetreffen für ungeklärte Besprechungspunkte sowie die Initiierung von Satelliten-Treffen mit verkleinertem Teilnehmerkreis. Aber auch die Art der Gesprächsführung und mangelnde Teilnehmerdisziplin wirkten sich negativ aus. Mit Hilfe der Angaben aus den Teilnehmer-Beurteilungen konnte ein einheitliches Besprechungs-System entwickelt werden, das organisatorische und inhaltliche Standards definierte. Mit seiner Hilfe gelang es in der Folgezeit, die Anzahl der Besprechungen drastisch zu reduzieren und den MQS auf eine Niveau von 76,8% zu steigern, eine Reduktion bzw. Steigerung, die vor allem der Entscheidungsqualität und Flexibilität zugute kam.
© Klaus-Dieter Thill / IFABS
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