Die Terminsprechstunde scheitert sehr oft an den freien Terminen. Die MFA müssen dann entscheiden, wie dringlich ein Patient gesehen werden muss und ob das zwischen den regulären Terminen erfolgen kann.
Mindestens die Hälfte der Termine sind solche “Kurztermine”, die nur eine kurze Arzt-Patienten-Kontaktzeit benötigen und zeitnah durch die MFA vergeben werden sollten.
Je nach Fachgebiet der Arztpraxis und Patientenaufkommen z.B. in der Grippesaison oder kurz vor den Ferien, kann der Anteil der Kurztermine überhand nehmen, und plötzlich scheitert die klassische Terminsprechstunde
Ein Vorgehen, um dieses Dilemma zu lösen , liegt darin Termine in geplante Termine und ungeplante Kurztermine zu unterschieden.
Geplante Termine in der Terminsprechstunde
- für geplante Untersuchungen, Besprechungen und Therapien
- die Termine müssen medizinisch und organisatorisch nicht zeitnah durch MFA vergeben werden
- die Termine können zeitlich sehr ausgedehnt sein
Beispiele sind Gesundheitsuntersuchungen, Therapieverlaufsbesprechungen oder spezielle technische Untersuchungen.
Ungeplante Kurztermine für “Notfälle”
- benötigt werden nur kurze Arzt-Patient-Kontakt-Zeiten (in der Regel maximal 5 Minuten)
- es sollte eine zeitnahe Terminvergabe durch die MFA (in der Regel am gleichen Tag) erfolgen.
Beispiele für Kurztermine sind Krankmeldungen, Grippesymptome, akute Schmerzen oder Laborbesprechungen.
Puffer für Kurztermine in der Terminsprechstunde
Klassischerweise werden freie Zeiten in der Terminsprechstunde, sogenannte “Puffer” oder “Blocker”, für Kurztermine genutzt. In der Regel wird der Rahmen jedoch schnell gesprengt und es kommt erneut zu längeren Wartezeiten und zeitlicher Druck während den regulären Terminen.
Puffer sollten also nur für ungeplante Verzögerungen in der normalen Terminsprechstunde genutzt werden.
Kurztermine müssen deshalb von der regulären Terminsprechstunde organisatorisch getrennt werden.
Offene Sprechstunde zur Vervollständigung der Terminsprechstunde
Lösen lässt sich dieses Problem in einem zusätzlichen Serviceangebot:
eine tägliche Offene Sprechstunde für Kurztermine / Notfälle zu festgelegten Zeiten
Eine einfache Möglichkeit ist es, die reguläre Terminsprechstunde täglich um eine Stunde zu reduzieren und in dieser Zeit eine “Offene Sprechstunde” für Kurztermine anzubieten.
Dieses Sprechstundenangebot kann dann “Akutsprechstunde” oder “Notfallsprechstunde” genannt werden und zum Beispiel ein bis zweimal täglich vor Ende der Arbeitszeit angeboten werden.
Patienten sollten über dieses zusätzliche Serviceangebot z.B. durch Flyer / Website oder die MFA informiert werden:
- Tägliche offene Sprechstunde für Akutfälle zu festgelegten Zeiten, z.B. täglich ab 17:00 Uhr oder vor der Mittagspause
- kurze Kontaktzeiten (in der Regel 5 Minuten)
- ohne Voranmeldung
- es ist von Wartezeiten aufgrund der Natur der offenen Sprechstunde auszugehen, alternativ kann ein regulärer Termin vereinbart werden
- Patienten mit akuten Verletzungen oder medizinischen lebensbedohlichen Notfällen (z.B. Herzbeschwerden) können natürlich weiterhin jederzeit auch ohne Anmeldung erscheinen