Mit einem 10-Punkte-Katalog kompetent beraten
Die organisatorischen Regelungen einer Arztpraxis beeinflussen alle erfolgsbezogenen Größen der Praxisführung, begonnen bei der Produktivität über die Arbeitsmotivation bis hin zum wirtschaftlichen Erfolg. Doch nur knapp ein Dritte der Praxisinhaber hat bislang eine Organisationsanalyse durchgeführt. An dieser Stelle können Pharma-Referenten, die mittels Praxisberatungen einen Conjoined Value zu ihren Angeboten schaffen wollen, ansetzen. Ein im Rahmen der UP!grade-Initiative „Unternehmen Arztpraxis“ aus Praxisanalysen abgeleiteter 10-Punkte-Katalog der häufigsten Organisationsfehler ermöglicht es, niedergelassene Ärzte für Verbesserungs-Ansatzpunkte ihrer Strukturen und Abläufe zu sensibilisieren.
(1) Missbrauch der Pufferzeiten: in 2/3 der Praxen fehlen Pufferzeiten vollständig, in den übrigen Betrieben werden sie nur teilweise beachtet und für die Eingliederung von Patienten ohne Termin verwendet.
(2) Unzureichende Aufgabenkoordination: es gibt keine Abstimmung der Tätigkeiten innerhalb des Praxisteams, so kommt es zu Doppel- oder Nicht-Erledigungen.
(3) Schlechte interne Kommunikation: der Informationsfluss ist nicht geregelt und institutionalisiert.
(4) Fehlende Abstimmung des ärztlichen Zeitmanagements mit den Praxisabläufen: Ärzte halten die zur Verfügung stehenden Konsultations-Zeiten nicht ein, führen ausufernde Privatgespräche mit den Patienten oder lange Telefonate.
(5) Mehrdeutige Arbeitsanweisungen des Arztes / der Ärzte: ein schneller Zuruf im Vorbeigehen :”Kümmern Sie sich mal um…!” ohne weitere Spezifikation oder Vorgaben “nach Tagesform” machen es vielen Mitarbeiterinnen schwer, ihre Aufgaben adäquat zu erledigen.
(6) Zu geringe Personalkapazität: der Personalbestand ist nicht auf das Patienten- und Arbeitsaufkommen abgestimmt oder wird zeitlich falsch eingesetzt ( z, B. Halbtages-Kräfte im Schichtbetrieb).
(7) Fehlende Organisation der Arbeitsmittel: die Aufbewahrung / Lagerung von Büro- und Verbrauchsmaterialien erfolgt an mehreren, z. T. wechselnden Orten, Geräte / Unterlagen werden nach Gebrauch nicht wieder an ihren Ursprungsort zurückgebracht und müssen gesucht werden
(8) Flüchtigkeitsfehler: das Personal ist unaufmerksam, Termine werden vergessen, Arbeiten nur oberflächlich erledigt.
(9) Handlungs-Proritäten fehlen: es gibt keinen Abstimmung darüber, welche Anfragen oder Arbeiten Vorrang haben und / oder die Prioritäten des Praxisinhabers wechseln ständig.
(10) Geringe Delegation: Praxisinhaber erledigen fast alle Arbeiten selbst, geben keinen Tätigkeiten ab und geraten dadurch in eine tägliche Überlastungs-Situation.
© Klaus-Dieter Thill / IFABS
