Eine wichtige Aufgabe des Praxismanagements ist es, einen koordinierten Ablauf der Termine und Behandlungen zu gewährleisten. Die medizinischen Fachangestellten führen hierzu in den meisten Arztpraxen mit Hilfe der Praxis-EDV eine Übersicht, welche Patienten sich wo aufhalten. Die Zeiten sollten vorbei sein, in denen schriftlich z.B. mittels in einem Karteikasten eingeordnete KV-Karten, diese Übersicht geführt wird.
Durch eine solche Patientenübersicht können die medizinischen Fachangestellten (MFA / Arzthelferin) schnell einsehen, welche Untersuchungen und Behandlungen geplant sind oder gerade durchgeführt werden. Im Rahmen einer vollen Sprechstunde oder einem hohem Patientenandrang ist diese Aufgabe jedoch sehr fordernd.
In der Regel sind die Ärzte jedoch gewohnt, sich direkt an die medizinischen Fachangestellten an der Anmeldung zu wenden, sobald sie wissen möchten, was sie als nächsten tun sollen. Den Ärzten ist oft nicht bewusst, dass diese MFA dann ihre eigentliche Aufgabe oder sogar Patientengespräche unterbrechen muss, im Praxisprogramm nachsieht, und dann dem Arzt Anweisungen gibt. Stress ist an der Anmeldung vorprogrammiert.
Konsequenterweise übersieht der Arzt diesen selbst verursachten Stress nicht und wendet sich gleich den nächsten Patienten zu. Nach einigen Stunden wundert sich dann der Arzt, warum die medizinischen Fachangestellten gestresst sind und sowohl gegenüber den Patienten und den Ärzten unfreundlicher werden.
Es könnte alles so einfach sein. Gewöhnen sich die Ärzte an, selbst in der Praxis-EDV nachzusehen, ist der Praxisablauf deutlich flüssiger und der Stresspegel sinkt. Die Patientenübersicht lässt sich in den meisten Praxisprogrammen von jedem Arbeitsplatz aus aufrufen, auch in den Behandlungsräumen.
Leider ist diese Patientenübersicht in der Regel auf die Arbeit der medizinischen Fachangestellten zugeschnitten und der Arzt kann zwar einsehen, wer sich wo befindet, erhält aber nicht schnell und einfach die Information, was er selbst als nächsten machen soll.
Der Arzt sollte die Möglichkeit haben, nur die für ihn notwendigen Informationen einfach einzusehen und nicht eine Übersicht der gesamten Praxis. In manchen Praxisprogrammen können als Lösung hierfür Wartelisten konfiguriert werden, die auf den Arbeitsablauf des Arztes abgestimmt sind (im Gegensatz zu einer Übersicht nach Räumen). Diese Wartelisten können dann für den einzelnen Arzt als auch in einer Übersicht für die medizinischen Fachangestellten aufgerufen werden.
In einem letzten Schritt muss der Arzt nur noch daran gewöhnt werden, regelmäßig in “seine” Warteliste zu sehen. Die medizinischen Fachangestellten sollten hierzu konsequent die Ärzte auf die Verfügbarkeit einer solchen arztspezifischen Warteliste hinweisen. Für den Arzt ist es nun mal immer einfacher zu rufen “Wohin als nächstes?”.
