Ausufernde Administration
In regelmäßigen Abständen finden sich in der Fach- und Tagespresse Statistiken über die erdrückende Bürokratie, der niedergelassene Ärzte und ihre Teams täglich ausgesetzt sind. Die ausufernde Administration ist – so die Fortsetzung der Analyse – u. a. auch dafür verantwortlich, dass es in vielen Arztpraxen zu organisatorischen Engpässen kommt, unter denen nicht nur das Personal, sondern vor allem auch die Patienten z. B. in Form überlanger Wartezeiten zu leiden haben.
Kalkulierbare Dimensionen
Tatsächlich ist die Anzahl der Pflichten zur Dokumentation sehr hoch und die Forderung nach einer Verringerung bzw. Erleichterung vollkommen berechtigt. Doch aktuelle Auswertungen zeigen, dass nur ein geringer Anteil der Verwaltungsanforderungen 95% des gesamten Tätigkeitsumfanges ausmachen, u. a. in Form von Verschreibungen und Überweisungen. Hinzu kommt: alle Pflichten und die aus ihnen resultierenden Aktivitäten sind bekannt und damit kalkulierbar. Zwar ist es ärgerlich, ihnen nachkommen müssen, aber es handelt sich nicht um Anforderungen, die plötzlich und unberechenbar zu erledigen sind. Sie haben einen Einfluss auf die Praxisorganisation, sind aber hinsichtlich ihrer Abwicklung prospektiv absehbar.
Problem „Organisationsplanung“
Überlastungsprobleme des Personals und Wartezeit-Ärger der Patienten werden hierdurch kaum verursacht, es sei denn, ein Praxisbetrieb arbeitet mit einem defizitären Personalschlüssel. Das eigentliche Problem besteht in der Organisationsplanung, denn
– in Arztpraxen werden – über alle Fachgruppen und Praxisformen bzw. –größen betrachtet – durchschnittlich nur 46,8% der für eine reibungslos funktionierende Praxisorganisation notwendigen Regelungen und Instrumente eingesetzt,
– bislang hat erst ein Drittel der Praxisteams eine professionelle Organisationsanalyse durchgeführt und
– im Mittel finden sich in jedem Praxisbetrieb achtzehn Verbesserungsmöglichkeiten für Strukturen und Abläufe, die zum größten Teil von den Medizinischen Fachangestellten konkret benannt werden können, aber von den Praxisinhabern nicht berücksichtigt werden.
Praxisteams haben die Organisationsqualität selbst in der Hand
Praxisanalysen zeigen, dass Hektik, Stress und Ärger vor allem aus organisatorischen Fehlsteuerungen in Form fehlender Pufferzeiten, Termin-Mehrfachbelegungen, unzureichender Koordination zwischen Bestellsystem und ärztlichem Zeitmanagement etc. resultieren, also auf Regelungen beruhen, die Praxisteams selbst in der Hand haben und beeinflussen können. Die administrativen Vorgaben zählen hierbei nur zum Handlungsrahmen, sind aber nicht ursächlich.
© Klaus-Dieter Thill / IFABS
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