Praxisorganisation umfasst auch das ärztliche Zeitmanagement
Praxisteams, die sich zu einer Optimierung ihrer Organisation entschließen, konzentrieren sie sich in den meisten Fällen auf Aspekte wie das Bestellsystem oder die Koordination von Aufgaben und Abläufen. Ein wichtiger Ansatzpunkt bleibt hierbei meist unberücksichtigt: die Strukturierung des ärztliche Zeitmanagement. Nachhaltige Organisationsverbesserungen sind aber nur möglich, wenn die Praxisorganisation mit dem ärztlichen Arbeitsverhalten und der Patientenstruktur synchronisiert ist, andernfalls laufen die meisten Verbesserungsansätze ins Leere.
Insights durch Selbstbeobachtung
Zwar meinen Praxisinhaber, auf die persönliche Arbeitsorganisation angesprochen, dass sie ihre Zeitverwendung überblicken, doch bei detaillierter Nachfrage zeigt sich stets das Gegenteil, denn zu einem großen Teil agieren die Ärzte, ohne hierüber weiter nachzudenken. Mit Hilfe eines Time Use-Checks, einer nach einem bestimmten Grundschema für die Dauer einer Woche durchgeführten Protokollierung aller Aktivitäten, können Praxisinhaber ihre Zeitverwendung nach Art, Zeitpunkten und Dauer der Tätigkeiten genau erfassen und anschließend analysieren. Die Vorteile:
– es findet eine Bewusstmachung statt, was man täglich leistet,
– für jede Aktivität ist der tatsächlich anfallende Zeitbedarf eruierbar und es kann überprüft werden, ob er in der jeweiligen Dauer auch angebracht ist,
– delegierbare Arbeiten kristallisieren sich heraus,
– der Einfluß von Störungen kann quantifiziert werden,
– die Aufteilung der Arbeiten ist neu arrangierbar, z. B. dadurch, dass gleichartige Tätigkeiten zeitlich gebündelt werden.
Identifizierung der Mikro-Störungen
Der besondere Vorteil des Time Use Check-Prinzips liegt in der Möglichkeit, die Mikro-Störungen des Zeitmanagements zum identifizieren. Hierzu zählen die in der Einzelbetrachtung marginalen Tätigkeiten, deren Dauer vergleichsweise so gering ist, dass sie kaum beachtet werden, die sich aber in der Summe, die aufgrund der Unscheinbarkeit jedoch nie gebildet wird, auf dem Zeitkonto deutlich niederschlagen. Beispielsweise fand ein Allgemeinmediziner u. a. heraus, dass seine – unnötigen – Unterlagen-Transporte zum Empfangsbereich durchschnittlich 90 Sekunden dauerten. Im Mittel fand erst sich dort 48mal pro Tag ein, ein Zeitverlust von über einer Stunde, verschwendet mit unnötigen Botengänge.
© Klaus-Dieter Thill / IFABS
Der Analyse-Tipp für niedergelassene Ärzte:
