Best Practices für den Pharma-Vertrieb: Durch SWOTen zu exzellenter Betreuungsqualität

Das Lowlight
In Arztpraxen wird – über alle Fachgruppen und Praxisformen bzw. –größen betrachtet – durchschnittlich nur die Hälfte der für ein reibungslos funktionierendes Praxismanagement notwendigen Regelungen und Instrumente eingesetzt, die hieraus resultierende Patientenzufriedenheit erfüllt lediglich 61% der Anforderungen und Wünsche. Und selbst in Betrieben, in denen die Teams akut keine Beeinträchtigung ihrer Arbeit verspüren, existieren häufig Risikofaktoren, die mittel- bis langfristig zu Problemen führen.
Das Highlight
Aus Valetudo-Praxisanalysen ist aber auch bekannt, dass
– viele Optimierungsmöglichkeiten der Praxisarbeit vor allem den Medizinischen Fachangestellten bekannt sind, aber Praxisinhaber diese Wissensquelle kaum nutzen und dass
– in jeder zweiten Arztpraxis durch unaufwendige Veränderungen von Abläufen, Verhaltensweisen oder Gestaltungsaspekten die Arbeitseffizienz und -qualität sowie der Praxiserfolg deutlich steuerbar sind.
Hinzu kommt, dass immer mehr Haus- und Fachärzte sich mit der Optimierung ihrer Praxisführung beschäftigen. Deutlich veränderte Patientenanforderungen, zunehmende Administration, aber auch härterer Wettbewerb und Kostensteigerungen sind Anlässe hierfür. Hinzu kommt: immer mehr Praxisinhaber würden gerne den täglich aufreibenden Arbeitsdruck und Überstunden reduzieren. Doch den meisten Ärzten fehlen Grundkenntnisse und / oder die Zeit, sich im Praxisbetrieb hierum adäquat kümmern zu können, die Hilfe externer Berater ist den meisten Medizinern zu teuer.
Der Pharma-Vertrieb reagiert, aber noch zurückhaltend
Erste Pharma-Referenten haben diese Situation als Servicelücke für ihre Arbeit erkannt und unterstützen die von ihnen besuchten niedergelassenen Ärzte im Hinblick auf deren Praxismanagement-Arbeit. Bundesweit sind gegenwärtig etwa 10% der Außendienstmitarbeiter in diesem Segment aktiv, Tendenz steigend.

Vorprogrammierter Erfolg
Marktforschungs-Untersuchungen belegen, dass 
- die Zufriedenheit der Ärzte mit der Betreuung durch Außendienstmitarbeiter, die Praxisanalysen durchführen, aufgrund dieser Leistung deutlich steigt, ebenso die quantitativen Erfolgs-Parameter. Die positive Einstellung strahlt sogar auf solche Beurteilungsdimensionen ab, die gar nicht in direktem Zusammenhang mit der Praxisanalyse stehen,
- die Bindungsintensität zu den betreuten Praxen intensiviert wird, vor allem auch langfristig und eine völlig neue Kommunikationsebene zum gesamten Praxisteam aufgebaut werden kann und dass
- sich zusätzlich der strategische Kundenwert deutlich verbessert.
Ein einfaches Systematisierung-Muster
Außendienstmitarbeiter gewinnen bei ihren Praxiskontakten eine Vielzahl von Eindrücken über das Praxisgeschehen und Hinweise, wie sie ihren Kunden bei der Optimierung ihres Praxisbetriebs helfen könnten. Es fehlt jedoch an Schemata, diese Informationen in eine systematische und für Praxisteams präsentable Form zu bringen. Ein Ansatz hierfür ist die „SWOT-Analyse“, ein Klassiker der Unternehmensanalyse, deren Erfolg darin begründet ist, dass sie als einfaches Aufschreibe-Verfahren maximale Erkenntnis bei geringster Formalisierung ermittelt:
– „S“ steht dabei für „Strengths“ (Stärken),
– „W“ für „Weaknesses“ (Schwächen), hinzu kommt die Erweiterung um eine perspektivische Beurteilung
– der Chancen eines Praxis-Unternehmens („O“ steht für „Opportunities“)
– sowie seiner potentiellen Bedrohungen („T“ steht für „Threats“).
Ein Raster mit Nutzen

Mit Hilfe einer SWOT-Analyse lässt sich schnell und unaufwendig ein qualitatives Bild des Bedingungsrahmens der Arbeit einer Praxis erstellen, sowohl im Hinblick auf die Gegenwart (Stärken und Schwächen) als auch zukunftsorientiert (Bedrohungen und Chancen). Sie bietet dadurch die Möglichkeit, Praxisteams konkret bei der Verbesserung ihrer Arbeit zu unterstützen. Das System ist darauf ausgerichtet, das in den Praxen vorhandene Problemlösungs-Wissen zu erheben, mit eigenen Eindrücken zu kombinieren und diese Informationen für die Optimierung des Praxisbetriebs nutzbar zu machen. Hierfür ist aufgrund der einfachen Analysemethode kein spezielles Vorwissen notwendig. Zusätzlich wird es möglich, die Sichtweisen von Arzt / Ärzten, Medizinischen Fachangestellten und Patienten zu vergleichen. Auf diese Weise kann man u.a. auch erkennen, ob das Praxisteam „an einem Strang“ zieht oder ob Auffassungsunterschiede die Arbeit beeinträchtigen.
Die Analyse für den Vertrieb
Für Pharma-Außendienstmitarbeiter, die sich auf dem Gebiet der Praxismanagement-Unterstützung engagieren wollen, steht eine solche Analyse in Form des Comparo© SWOT-Systems ab sofort zur Verfügung. Es führt mittels vorgefertigter Analysebögen die Einschätzungen des Praxisbetriebes aus Arzt-, Mitarbeiter- und Patientensicht zusammen, ergänzt um Ihre eigenen Beobachtungen. Aus der Zusammenfassung der Angaben entsteht automatisch ein Aktionsplan zu notwendigen und möglichen Veränderungen in den von Ihnen untersuchten Praxen. Da das System auf qualitativen Angaben basiert, d.h. auf konkreten Meinungsäußerungen, fallen bei der Auswertung keine Berechnungen an, abgesehen von der Zusammenführung einiger Schulnotenwerte.
Die benötigten Unterlagen (Analysebögen, Muster für einen Auswertungsbericht, Kurzanleitung) des Systems sind über den IFABS-Shop erhältlich. Jeder Käufer erwirbt die Lizenz, die Materialien für seine Beratungen unbegrenzt häufig verwenden zu können.

© Klaus-Dieter Thill / IFABS