Was macht erfolgreich?
Am Anfang stand eine einfache, aber entscheidende und bislang unbeantwortete Frage: welche Regelungen, Instrumente und Verhaltensweisen unterscheiden überdurchschnittlich erfolgreiche von anderen Praxisbetrieben? Die Untersuchungen des Betriebswirts Klaus-Dieter Thill zur Beantwortung erbrachten einen umfassenden und für alle Fachgruppen gültigen Merkmalskatalog, der für alle Aktionsbereiche des Praxismanagements – von der Planung über Organisation und Führung bis hin zu Patienten-, Zeit- und Finanzmanagement – beschreibt, was zu tun ist, um einen Praxisbetrieb weitgehend reibungslos und nachhaltig erfolgreich zu gestalten.
Fragebögen ersetzen den Berater
Aus der Existenz der im Zeitablauf an die Umfeld-Entwicklungen anpassbaren Best Practice-Kriterienliste ergab sich für den Leiter des Instituts für betriebswirtschaftliche Analysen, Beratung und Strategie-Entwicklung (IFABS) eine zweite Erkenntnis: da die Voraussetzung des Praxiserfolges beschreibbar waren, konnte der Katalog zur Durchführung einer Basisanalyse als Fragebogen in Praxisbetriebe geschickt werden, ein Vor-Ort-Berater und vor allem die mit ihm verbundenen hohen Kosten wurden überflüssig. So entwickelte er ein Ankreuz-Schema zur Praxisbeschreibung und ergänzte den Fragebogen für den Arzt / die Ärzte durch eine abgestimmte Mitarbeiter- und Patientenbefragung. Aus allem resultierte eine 360-Grad-Betrachtung des gesamten Praxismanagements.
Vergleich mit mehr als 7.000 Kollegen
Durch Standardisierung und Skalierung konnten nun die Angaben der einzelnen Praxis mit dem Best Practice-Standard verglichen und konkrete Optimierungs-Empfehlungen gegeben werden. Aus der schnell wachsenden Anzahl an Praxisbeschreibungen entstand zudem die Option, jeden Praxisbetrieb mit dem Praxismanagement-Durchschnitt seiner Fachgruppe zu vergleichen. Das doppelte Benchmarking des Valetudo Check-up© „Praxismanagement“ war entstanden. Inzwischen können Praxisinhaber einen qualitativen Betriebsvergleich mit über 7.000 Praxisbeschreibungen ihrer Kollegen durchführen, die die Valetudo Arzt-Community© bilden. Im Mittel sind je Praxis 38 Verbesserungsvorschläge identifizierbar.
47% ungenutztes Praxismanagement-Potenzial
Wie dringend notwendig Verbesserungen der Praxisarbeit sind, zeigen zwei zentrale Kennziffern, die Thill ermitteln konnte: in Arztpraxen werden – über alle Fachgruppen und Praxisformen bzw. –größen betrachtet – durchschnittlich nur 53% der für ein reibungslos funktionierendes Praxismanagement notwendigen Regelungen und Instrumente eingesetzt, die hieraus resultierende Patientenzufriedenheit erfüllt lediglich 61% der Anforderungen und Wünsche. Und selbst in Betrieben, in denen die Teams akut keine Beeinträchtigung ihrer Arbeit verspüren, existieren häufig Risikofaktoren, die mittel- bis langfristig zu Problemen führen. Vor diesem Hintergrund ist es kein Wunder, dass viele Teams über täglichen Arbeitsdruck, Stress, Demotivation und unzufriedene Patienten klagen.
Einfach und günstig aus dem Online-Shop
Um die Analyse für jede Praxis sofort umsetzbar zu machen, kann der Valetudo Check-up© „Praxismanagement“ inzwischen direkt über den Shop des Instituts bezogen werden. Die für die Durchführung notwendigen Analyse-Unterlagen werden als Kopiervorlagen per Download bereitgestellt. Die Bearbeitungszeiten der Bögen sind – in Anbetracht des Nutzens der Untersuchung – äußerst gering: die Arzt-Unterlage ist in dreißig Minuten ausgefüllt, die Medizinischen Fachangestellten benötigen etwa zwanzig Minuten und der Patienten-Bogen beansprucht zwei bis drei Minuten, insgesamt können bis zu hundert Praxisbesucher befragt werden.
Die ausgefüllten Bögen gelangen auf dem Postweg zur Auswertung und die Praxis-Expertise mit ausführlicher Kommentierung der Resultate und Handlungsmöglichkeiten wird per E-Mail zugeschickt.
Der Valetudo Check-up© als Partner der Berater
Der Betriebswirt will mit seinem System jedoch nicht mit den Vor-Ort-Beratern konkurrieren. Er versteht seine Analyse als erste Stufe einer Gesamt-Problemlösung. Hier werden alle Ansätze identifiziert, die in Eigenregie umsetzbar sind. Gut zwei Drittel der Fehljustierungen des Praxismanagements sind hiervon betroffen. Ein Berater-Einsatz wäre aus Praxis-Sicht sachlich und ökonomisch nicht sinnvoll, denn unspezifische Rundum-Analysen mit Berater kosten im Schnitt 1.500 Euro netto und mehr, der Valetudo Check-up liegt hingegen bei einem Zehntel hiervon. Hinzu kommt, dass der Check-up das Problem des Berater-Bias löst, denn Praxis-Teams verändern unter der Beobachtung Externer ihre Arbeitsweise. Für alle Defizite, die nach Durchführung des Check-up fortbestehen oder die nicht aus eigener Kraft beseitigt werden können, ist dann ein Berater-Einsatz obligatorisch. Der Vorteil dieses Vorgehens besteht darin, dass so ein gezieltes Briefing der externen Hilfe erfolgen kann und die hieraus entstehenden Kosten erneut minimiert werden.
©Klaus-Dieter Thill / IFABS
