Zeitmangel durch Verschwendung
Wer sich im Management umhört, stösst immer wieder auf eine zentrale Klage: zu wenig Zeit. Die Ursachen sind vielfältig und für viele Manager täglich vital spürbar: gestiegene Anforderungen, die Notwendigkeit immer schnellerer Entscheidungen und Personal-Engpässe zählen hierzu. Aber auch eine Einflussgröße, die kaum gesehen wird: Zeitverschwendung durch eine fehlende Fokussierung auf das Wesentliche.
Ein Fallbeispiel
Welche negativen und beeinträchtigenden Konsequenzen hiermit verbundenen sind, zeigt ein Beispiel aus der innerbetrieblichen Kommunikation: die Durchführung von Präsentationen. Hier ändern auch Digital-Optionen nichts an dem Problem, dass komplexe(re) Inhalte nur von den wenigsten Vortragenden knapp und kondensiert auf den Punkt gebracht werden können. So ergab die Organisationsanalyse in einem Unternehmen u.a., das in einem definierten Zeitraum 126 Präsentationen mit ingesamt 7.412 Folien gezeigt wurden. Die Untersuchung ergab darüber hinaus, dass für jede Folie im Durchschnitt eine konzeptionelle, gestalterische und z. T. produktionstechnische Arbeitszeit von drei Minuten aufzuwenden war. Umgerechnet wurden damit 37 Tage Arbeitszeit für die Aufbereitung von intern eingesetzten Folien verwendet.
Es geht auch kurz
In Absprache mit den Mitarbeitern erfolgte daraufhin die Festlegung, den Regelumfang von Präsentationen auf maximal zehn Folien zu fixieren. Nach initialen Umstellungs-Schwierigkeiten („Das geht doch gar nicht!“) und einem Inhouse-Seminar zu Fokussierungs-Techniken und ihrer Anwendung wird das Konzept inzwischen wie selbstverständlich umgesetzt, mit erheblichen, direkt spürbaren zeitlichen Einsparpotenzialen.
©Klaus-Dieter Thill / IFABS
