Zur Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung bietet Wilken jetzt gemeinsam mit Comline eine Gesamtlösung an, die sich einfach und schnell in die vorhandene IT-Landschaft der meisten gesetzlichen Krankenkassen (GKV) implementieren lässt. Die Gesamtlösung verbindet das GKV-Finanzmanagement von Wilken mit der elektronischen Akte (helic 21c_docs) von Comline und integriert sich in die Branchenstandardlösung iskv_21c von BITMARCK. Erster Anwender für die Gesamtlösung ist die BAHN-BKK. Dort wurde der Eingangsrechnungsprozess bisher klassisch auf Papierbasis durchgeführt. „Jetzt müssen wir die Belege nicht mehr lange suchen, sondern können sie direkt aus der Buchhaltung oder der Kosten- und Leistungsrechnung heraus aufrufen. Der Status der Bearbeitung im Rechnungswesen wird zwischen den Systemen ausgetauscht und ist zudem in der iskv_21c-Aufgabenverwaltung einsehbar, so dass wir alle Vorgänge vom Referat Finanzen aber auch von den Fachabteilungen aus nachvollziehen können“, beschreibt Ralf Schmitz, Referatsleiter Finanzen bei der BAHN-BKK die Vorteile. „Die Durchlaufzeiten der Belege werden mit dem neuen System beschleunigt und auch bei den Skontoerlösen wollen wir spürbare Steigerungen generieren“, so Schmitz weiter. Die Bearbeitung erfolgt workflowbasiert: Die Rechnungen werden nach dem Scannen in die elektronische Akte von Comline importiert. Mit dem Modul „helic Kostenrechnungen“ werden die Rechnungen geprüft und freigegeben. Bearbeitungsstatus und Rechnungsdaten werden an das Wilken Rechnungseingangsbuch weitergegeben und sind dort nachvollziehbar. Zum Abschluss des Prüf- und Freigabeprozesses wird die Rechnung automatisiert von „helic Kostenrechnungen“ an das Wilken Finanzmanagement übergeben. Danach wird die weitere Bearbeitung über das GKV Eingangsrechnungsmanagement inkl. Buchung aus Auszahlung durchgeführt. Die bisher üblichen Papierablagen entfallen komplett, die dazugehörige zeitraubende interne Kommunikation per E-Mail/Telefon/Fax ist überflüssig geworden. Die beteiligten Mitarbeiter haben mit dieser Lösung jederzeit – von jedem Ort – Zugriff auf die Dokumente und die zugehörigen Buchungsinformationen. „Über die Attributierung des Rechnungsstatus in helic sind unsere regionalen Rechnungsprüfer jetzt jederzeit im Bilde, ob und wann eine Rechnung bezahlt ist. Rückfragen an den Finanzbereich, insbesondere bei überschneidenden Mahnungen, sind damit hinfällig geworden“, erklärt Ralf Schmitz.
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