Familie, Beruf, Sport, Hobbies, wir alle habe eine ganze Reihe von Rollen, denen wir gerecht werden müssen und wollen. Und in all diesen Lebensbereichen gibt es immer was zu tun. Die zahlreichen Projekte bei der Arbeit wollen alle irgendwie vorwärts gebracht werden, für die Kinder muss ein Termin zum Impfen ausgemacht werden, man will sich zum gemeinsamen Sport verabreden; es gibt ständig viele Punkte, die man irgendwie im Kopf haben muss und die einem irgendwie ständig zurufen: “Denk an mich! Vergiß mich nicht! Ich kann erst ab Donnerstag den 23. erledigt werden! Wenn Du das nächste Mal mit Philipp sprichst, dann denk als erstes an mich!!!”
Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, ich kann mir das alles nicht merken. Ich habe immer schon to-do Listen geführt, und inzwischen habe ich so viele Projekte, Aufgaben und Rollen, dass es für mich einfach völlig unvorstellbar wäre, dass alles im Kopf zu halten. Der Kopf ist auch nicht der richtige Ort dafür. Er ist nicht dafür gemacht, sich solche Dinge zu merken. Jedenfalls meiner nicht.
Man muss zunächst mal unterscheiden zwischen Terminen und Aufgaben. Termine gehören in den Kalender und sie sind nur zu genau der Zeit zu erledigen, die im Kalender eingetragen ist. So funktioniert der Zahnarztbesuch. Aber so funktioniert nicht der Anruf beim Zahnarzt, um einen Termin zu machen. Das ist eine Aufgabe, und die hat im Kalender nichts verloren. Die gehört in eine Aufgabenliste.
Der Trick ist, einen Ort zu haben, an dem man all diese Aufgaben aufschreibt. Und dem man vertraut. Man muss wissen: Wenn hier nichts steht, dann habe ich keine von diesen Aufgaben.
Eine gute Aufgabenliste ist so organisiert, dass man alle Projekte, alle Rollen, alle Bereiche, für die man Verantwortung übernimmt und bei denen regelmäßig Aufgaben anfallen, in eine Projektliste aufnehmen kann, wie auf dem Foto oben dargestellt. Hier soll man auch die Bereiche aufführen, bei denen man gerade keine Aufgaben zu erledigen hat. Oder mal scharf überlegen, ob da nicht doch was ansteht…
Einzelne Aufgaben trägt man dann zu diesen Projekten ein, zum Beispiel: “Zahnarzttermin vereinbaren”. Und dann trägt man zu dieser Aufgabe immer auch einen Kontext ein, in diesem Fall “Telefon”. Das ist wichtig. Kontexte gint es immer so ein paar gleiche, die üblichen sind:
* Büro
* Zuhause
* Telefon
* Computer
* Chef
* Ehefrau
* Auto
* Überall
* Warten auf Andere
Wichtig ist, dass man alle seine Aufgaben aus allen seinen Projekten in dieser Liste sammelt. Manche Aufgaben wiederholen sich regelmäßig (An jedem ersten des Monats Rechnung x bezahlen….), auch das trägt man zu der jeweiligen Aufgabe ein.
Manche Aufgaben kann man erst ab einem bestimmten Datum beginnen, dies trägt man als Startdatum ein.
Und dann kann man daran gehen, die Dinge zu erledigen. Dafür läßt man sich einfach von der to-do Liste, die eine kleine Datenbank ist, anzeigen, welche Aufgaben gerade anstehen (also nicht die, die erst in der Zukunft liegen) und welche in dem Kontext, in dem ich gerade bin (also zum Beispiel im Büro) Sinn machen. So kann man sich immer auf genau das konzentrieren, was gerade ansteht und Sinn macht.
Wenn man seinem System vertraut, hat man den Kopf frei dafür, die Dinge zu tun, statt über sie nachzudenken.
In dem Moment, in dem ich etwas auf die Liste schreibe, mache ich eine kleine Vereinbarung mit mir selber, die lautet: “Ich werde diese Sache machen, sobald ich dazu komme.” Es ist wie ein Kalendereintrag. Da denke ich ja auch in dem Moment, in dem ich es eintrage, darüber nach, ob ich es machen will oder nicht. Wenn der Zeitpunkt gekommen ist, denke ich nur noch kurz darüber nach, denn ich habe das ja schon einmal entschieden. Das ist auch bei Aufgaben eine sinnvolle Trennung.
Mac-Benutzer verwenden bitte ohne nachzudenken das berühmte OmniFocus für diese Sache, trotz des hohen Preises. Keine andere Aufgabenverwaltung funktioniert auch nur annähernd so gut. Wenn man das macht, hat man die Grundprinzipien von “Getting things done!” schon verstanden und internalisiert.
Dies hilft einem, die Dinge, die man zu erledigen hat, effizient zu erledigen. Es hilft einem nicht, zu erkennen, was wichtig ist und es ist kein Selbstzweck, viele Dinge zu erledigen. Aber wenn man die ohnehin anfallenden Dinge erledigt, hat man danach den Kopf frei, sich unbeschwert den wirklich wichtigen Dingen zu widmen, zum Beispiel mit den Kindern Fußball zu spielen.
Hier ein paar nette Videos zur Verwendung vonOmniFocus:
Das Konzept von Getting Things Done als 2 Minuten Video-Animation
OmniFocus bei der Macworld 2013
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