Ständig klingelt in unserem Büro das Telefon – Akquiseanrufe. Am anderen Ende der Leitung wartet oft ein mutmaßlich “einmaliges”, “interessantes” oder “Spezialangebot” für Bürostühle, Dienstwagen oder Fensterreiniung – exklusiv für uns, zu einem Preis, der alle anderen Anbieter vor Neid erblassen ließe. Wenn wir uns intensiv mit jedem Angebot beschäftigten, kämen wir kaum noch zu unseren eigentlichen Aufgaben. Aber manchmal kommt es eben doch vor, dass man neue Bürostühle, eine größere Menge Druckerpapier oder gar eine neue Druckerei braucht. Dann ist es ratsam, auch wenn die angebotenen Produkte und Dienstleistungen grundsätzlich interessant sind, nähere Informationen einzuholen.
Hier eine Checkliste mit Tipps für die Suche nach neuen Lieferanten und neuen Dienstleistern:
- Natürlich erklärt jeder Anbieter, dass sein Produkt oder seine Dienstleistung die beste oder günstigste ist. Daher ist es insbesondere bei größeren Aufträgen wichtig, dass man im Vorfeld die verschiedenen Angebote vergleicht. Also erstmal einen möglichst umfassenden Überblick über die Anbieter und Produkte verschaffen:
– Sind die Produkte oder Dienstleistungen des Anbieters auf dem neuesten Stand?
– Verfügen sie über die branchenüblichen Qualifizierungen?
– Haben die Anbieter Referenzen vorzuweisen?
– Welchen Service bieten sie?
- Natürlich haben viele Firmen Stammlieferanten oder -dienstleister, die sie regelmäßig beauftragen. Dennoch ist hin und wieder ein Blick auf das Angebot der Konkurrenz aufschlussreich – vielleicht gibt es woanders deutlich bessere Konditionen.
- Mündliche Absprachen sind zwar persönlich, aber kann sich nicht immer darauf verlassen. Manchmal erinnern sich beide Vertragspartner unterschiedlich an die Absprachen. Schriftliche Vereinbarungen geben beiden Seiten Sicherheit.
- Um Missverständnissen vorzubeugen, ist es wichtig, den Dienstleistern und Lieferanten schriftlich und so präzise wie möglich mitzuteilen, was man von ihnen erwartet. Beispiel Homepage: Wenn man eine bestimmte Farb-Vorstellung für das Layout hat, dann sollte man das dem beauftragten Grafikdesigner deutlich sagen.
- Langfristige Geschäftsbeziehungen zahlen sich aus: Ist man mit einem Vertragspartner ein eingespieltes Team, werden Unstimmigkeiten unwahrscheinlicher. Das erspart viel Zeit und Ärger. Ein Lieferant oder Dienstleister, der seine Verlässlichkeit mehrfach bewiesen hat, darf ruhig ein paar Euro mehr kosten als ein noch unbekannter, billigerer Anbieter.
